Wie fährt man zu einer Veranstaltung und wird nicht verrückt? Das sollten Sie wissen, bevor Sie am Veranstaltungsort ankommen.

Wie fährt man zu einer Veranstaltung und wird nicht verrückt? Das sollten Sie wissen, bevor Sie am Veranstaltungsort ankommen.

Es gibt nichts Schlimmeres als Stress in der letzten Phase. Die Deko ist fertig, das Auto gepackt, die Anfahrt geplant... und vor Ort? Der Platz ist belegt, der Kontakt zur Location-Manager*in fehlt, Steckdosen sind „irgendwo“ und die Auf- und Abbauzeiten stimmen nicht mit den Absprachen überein.

Kommt dir das bekannt vor? Wenn ja – wir haben etwas, das dir (und deinen Kund*innen) hilft, das Chaos zu vermeiden und die Umsetzung perfekt abzurunden.

Immer – wirklich IMMER – solltest du eine Checkliste mit Informationen parat haben, die deine Kundin VOR der Veranstaltung ausfüllt und zurückschickt. Das ist ein einfaches Dokument, das euch beide vor einer Deko-Katastrophe retten kann.

 

Was sollte auf der Checkliste eines Dekorateurs stehen?

 

 1. Genaue Adresse der Location

Bitte um einen Google-Maps-Pin – die Eingabe des Namens der Location führt oft zu den Hintereingängen, zur Küche oder… 20 Minuten vom eigentlichen Ort entfernt.
Pro-Tipp: Frag nach dem bequemsten Punkt zum Ausladen.

 

2. Auf- und Abbauzeiten

 „Samstag vor der Hochzeit“ reicht nicht. Du brauchst konkrete Zeitfenster, in denen du arbeiten kannst.
 Frag genau nach:

• Ab wann ist der Saal zugänglich?
  
• Bis wann muss der Aufbau abgeschlossen sein?
  
• Bis wann müssen die Dekorationen nach der Veranstaltung entfernt sein?

 

3. Genaue Platzierung der Dekoration

 Frage nach:

• Soll die Rückwand in der Mitte, an der Wand oder im Durchgang stehen?
  
• Wird sie DJs, Kameraleuten oder dem Servicepersonal im Weg stehen?
  
• Verdeckt sie andere Dekorationen oder Notausgänge?
  Pro-Tipp: Wenn du die Location nicht kennst – bitte um ein Foto oder einen Grundriss. Das hilft enorm!
  
  

4. Stromzugang

Wenn du LED-Schriftzüge, Lichter oder andere elektronische Elemente verwendest – kläre Folgendes:

• Gibt es zugängliche Steckdosen?
  
• Wie weit sind sie vom Aufbauort entfernt?
  
• Brauchst du ein Verlängerungskabel oder eine Powerbank?
  
  

5. Ansprechpartner vor Ort

Ein Muss! Bitte den Kunden um Kontaktdaten von:

• Dem Location-Manager oder der Person, die das Objekt öffnet,
  
• Dienstleistern, mit denen du dich zeitlich abstimmen musst (z. B. Florist*in, DJ, Stuhl- und Tischverleih).

 

6. Infos zu weiteren Dekorationen

Wichtig zu wissen:

• Gibt es noch andere Dekorateur*innen vor Ort?
  
• Was ist schon aufgebaut (z. B. eine Rückwand mit dem Saalnamen, Blumenarrangements, Hintergrund für den DJ)?
  
• Muss etwas angepasst werden (z. B. Farbkonzept)?

 

7. Informationen über den Boden/die Konstruktion des Raumes

Ein Punkt, der oft vergessen wird!

• Ist der Boden eben und stabil? (Nicht jede Rückwand steht sicher auf Rasen oder unebenen Fliesen),
  
• Können Pflöcke eingeschlagen, Haken geklebt, schwere Gegenstände gesetzt werden?

 

8. Logistische Anforderungen

Frage nach:

• Liegt der Saal im Obergeschoss?
  
• Gibt es einen Aufzug oder enge Treppen?
  
• Kann man direkt vor die Location fahren oder muss man alles 100 Meter tragen?

 

📋 CHECKLISTE FÜR DEKORATIONS-EVENTS – das muss man vor dem Einbau ausfüllen:

1. Genaue Adresse der Location (Google Maps Link):
 .............................................................................................................................................................

2. Zeitfenster für den Aufbau:
 .............................................................................................................................................................

3. Zeitfenster für den Abbau:
 .............................................................................................................................................................

4. Ansprechpartner vor Ort (Name, Tel.):
 .............................................................................................................................................................

5. Genaue Platzierung der Dekoration:
 .............................................................................................................................................................

6. Benötigt die Dekoration Strom? (Ja/Nein):
 .............................................................................................................................................................

7. Entfernung zur nächsten Steckdose:
 .............................................................................................................................................................

8. Sind weitere Dekorationen oder Dienstleister vor Ort? Welche?:
 .............................................................................................................................................................

9. Darf man Klebeband / Haken / Pflöcke verwenden?:
 .............................................................................................................................................................

10. Weitere technische Infos oder Einschränkungen (z. B. Treppen, kein Aufzug, schwierige Zufahrt):
 .............................................................................................................................................................

 

Verlass dich nicht auf ein "Wird schon klappen" – bereite dich zu 100 % vor.
Gute Kommunikation mit dem Kunden ist der Schlüssel zu einer gelungenen Umsetzung. Die Checkliste macht nicht nur dein Leben leichter, sondern gibt dem Kunden auch das Gefühl, mit einem Profi zusammenzuarbeiten.

Erstelle dir eine Vorlage – und ab dann brauchst du sie nur noch vor jedem Event zu kopieren und zu versenden.
Eine Checkliste spart Zeit, Nerven und... graue Haare. 😉

 

Suchst du nach mehr Tipps?

Dann schau auf unserem Instagram-Profil @loventi.de vorbei – dort zeigen wir dir spannende Tricks und echte Umsetzungen aus der Praxis!

Wir empfehlen dir auch weitere Beiträge auf unserem Blog:

• Superkräfte eines Dekorateurs – Wie du 8 Rollen in einer Person meisterst
  
• Entwickelst du dein Ballon-Business? Setze auf Einkäufe mit späterer Zahlung!
  
• Das Must-Have für Dekorateure – Was du bei keiner Umsetzung vergessen solltest
  
  

Kontaktiere uns!

Hast du Fragen? Schreib uns gern – wir beantworten alle Unklarheiten und helfen dir, unvergessliche Dekorationen zu gestalten.

Schreib uns einfach bei Instagram – wir antworten wirklich schnell!